Conditions générales d'utilisation

Kolgest est un service en ligne qui permet à un bailleur de gérer ses biens locatifs, ses baux, ses documents, ses finances locatives et ses échanges avec ses locataires et ses candidats. Il est édité par Seyio Lab.

Il s'adresse principalement à des bailleurs particuliers, y compris lorsqu'ils détiennent leurs biens par l'intermédiaire d'une société civile immobilière, et peut être utilisé par des profils plus professionnels.

Les conditions financières d'un abonnement payant — prix, reconduction, résiliation, défaut de paiement — figurent dans les conditions générales de vente, distinctes du présent document.

Il ne fournit ni conseil juridique, ni conseil fiscal, ni conseil comptable, ni conseil en investissement. Les modèles de documents et les calculs proposés sont des aides à la gestion : leur vérification incombe à l'utilisateur.

Utilisateur : la personne physique titulaire d'un compte personnel.

Organisation : l'entité qui détient les biens et les données — une personne physique, une société civile immobilière, une société, une indivision ou un gestionnaire pour compte de tiers. Les données appartiennent à l'organisation, jamais au compte qui les a saisies.

Membre : un utilisateur rattaché à une organisation, avec un rôle qui détermine ce qu'il peut lire et écrire.

Locataire : la personne à qui un accès limité à son propre dossier peut être ouvert par le bailleur.

Candidat : la personne qui dépose une candidature sur une annonce. Un candidat n'a ni compte, ni organisation, ni rôle.

L'accès nécessite un compte personnel, rattaché à une adresse e-mail. La connexion s'effectue par un code à usage unique envoyé à cette adresse ; aucun mot de passe permanent n'est utilisé.

La sécurité du compte dépend donc de celle de la boîte e-mail. L'utilisateur est responsable de la protection de cette boîte et ne doit transmettre à personne un code reçu.

L'utilisateur informe l'éditeur sans délai s'il suspecte un accès non autorisé à son compte.

Un compte est personnel. Le partage d'identifiants entre plusieurs personnes prive l'organisation de toute traçabilité et engage la responsabilité de son titulaire.

L'utilisateur qui crée une organisation en devient propriétaire. Il est responsable des accès qu'il accorde, des rôles qu'il attribue et de leur retrait lorsqu'une personne n'a plus à intervenir.

Les rôles déterminent des permissions différentes : consulter, saisir, gérer les documents, gérer la facturation, administrer l'organisation. Une action refusée l'est parce que le rôle ne la porte pas, et non parce que l'écran est indisponible.

Les données d'une organisation ne sont accessibles qu'à ses membres. Le service ne permet à aucun utilisateur de consulter les données d'une autre organisation, et l'éditeur ne dispose d'aucun mécanisme lui permettant de se substituer à un utilisateur pour accéder à son espace.

L'utilisateur reste propriétaire des documents et des informations qu'il dépose. Il garantit disposer du droit de les traiter, notamment lorsqu'ils concernent ses locataires ou ses candidats.

L'exactitude des informations saisies relève de l'utilisateur. Le service restitue, met en forme et calcule à partir de ce qui lui est fourni : il ne vérifie ni la véracité, ni l'authenticité, ni la complétude des données et des documents.

Les documents sont conservés dans un espace privé. Aucun contenu n'est rendu public par le service, à l'exception des éléments qu'un utilisateur choisit explicitement de publier dans une annonce.

L'utilisateur s'abstient de déposer des données qui ne sont pas nécessaires à la gestion locative, en particulier des données sensibles au sens de la réglementation sur les données personnelles. Le service n'en demande aucune.

Le service s'utilise dans le respect des lois applicables, notamment celles relatives au logement, à la location, à la lutte contre les discriminations et à la protection des données personnelles.

Sont notamment interdits : l'usage du service pour harceler ou discriminer une personne, le dépôt de contenus illicites, la publication d'annonces mensongères, la tentative d'accès aux données d'une autre organisation, la recherche de failles de sécurité sans autorisation écrite, la revente ou la mise à disposition du service à des tiers non autorisés, l'extraction automatisée massive de contenus, et toute charge anormale infligée volontairement au service.

L'éditeur peut suspendre un accès en cas de manquement, dans les conditions prévues plus bas.

Le service permet d'envoyer des messages à des locataires et à des candidats, et d'ouvrir des accès limités à leur propre dossier. Ces envois sont déclenchés par l'utilisateur ; leur contenu et leur opportunité relèvent de lui.

Aucune automatisation d'envoi n'est active par défaut. Aucune relance n'est émise sans qu'une règle ait été créée et activée par un utilisateur.

L'utilisateur est responsable du caractère loyal et non abusif de ses communications, ainsi que du respect des délais et des formalités que la loi impose à certains courriers. Le service ne se substitue à aucune formalité recommandée ou signifiée.

Un lien de consultation transmis à un tiers donne accès à un seul document, pour une durée limitée. Toute personne qui détient ce lien peut consulter le document : sa transmission relève de la responsabilité de l'utilisateur.

L'utilisateur peut révoquer un lien à tout moment.

Le service propose une signature électronique interne simple avec vérification par e-mail et dossier de preuve.

Il ne s'agit ni d'une signature électronique avancée, ni d'une signature électronique qualifiée au sens du règlement européen eIDAS. Aucun certificat n'est délivré, aucun prestataire de services de confiance qualifié n'intervient, et le service ne prétend à aucune présomption de fiabilité.

Le dossier de preuve rassemble ce que le service a effectivement constaté : l'empreinte du document signé, l'horodatage des actions, la vérification de l'adresse e-mail du signataire par un code à usage unique, et le déroulé de l'enveloppe. Il ne prouve pas l'identité du signataire au-delà de cette vérification.

Seul un document figé peut être signé, et l'enveloppe recopie son empreinte : remplacer le document ensuite ne modifie pas ce qui a été signé.

Refuser de signer est un geste explicite. Une case laissée décochée n'est pas un refus.

La valeur probante d'une signature ainsi recueillie s'apprécie au cas par cas devant un juge. Il appartient à l'utilisateur de déterminer si ce niveau de signature convient à l'acte qu'il envisage, et de recourir à un autre procédé lorsque la loi ou la prudence l'exige.

Le service propose une aide à la préparation d'une déclaration de revenus locatifs. Il rassemble les montants déjà saisis, applique des règles de calcul versionnées et propose des valeurs à reporter.

Il ne constitue ni un conseil fiscal personnalisé, ni une prestation d'expertise comptable, ni un acte d'avocat fiscaliste. Il n'est ni validé, ni agréé, ni contrôlé par l'administration fiscale, et ne garantit aucune exactitude fiscale.

Le service ne se connecte à aucun service de l'administration, ne transmet aucune déclaration, n'en signe aucune et n'effectue aucune télédéclaration. Le report des montants et la déclaration elle-même relèvent de l'utilisateur.

Le service ne demande ni ne conserve de numéro fiscal, d'identifiant de connexion à un service de l'administration ni de copie de déclaration.

Le référentiel fiscal livré est volontairement vide : aucun seuil, aucun taux, aucun numéro de formulaire et aucun code de case ne sont fournis. Lorsque les données de référence d'une année ne sont pas complètes, le service le signale, laisse la valeur vide et ne produit pas les résultats qui en dépendent, plutôt que de proposer une valeur approchée. Une case vide n'est pas un zéro.

Le service compare les régimes lorsqu'il en a les moyens, et n'en recommande aucun. Une charge est déductible parce qu'un utilisateur l'a décidé, jamais parce que le service l'a déduit.

La vérification des montants avant toute déclaration incombe à l'utilisateur. Le recours à un professionnel est recommandé dès que la situation présente une difficulté.

Le service calcule, il n'applique pas. Une révision de loyer calculée n'est pas une révision notifiée ; une régularisation de charges préparée n'est ni un appel de fonds, ni un prélèvement.

Le fait qu'un montant soit calculable n'implique pas qu'il soit juridiquement applicable. Le droit d'appliquer une révision dépend notamment du bail, des délais et des conditions légales, que le service ne vérifie pas.

Le référentiel d'indices livré avec le service n'est pas un référentiel officiel. Les valeurs doivent être vérifiées auprès de la source officielle avant tout usage. Le service le signale à l'endroit où il les utilise.

La récupérabilité d'une charge auprès du locataire est décidée par l'utilisateur, jamais déduite par le service.

Les résultats produits sont exprimés avant fiscalité. Chaque total peut être ouvert pour afficher les lignes qui le composent : cette vérification incombe à l'utilisateur.

Le service permet d'établir un état des lieux d'entrée et un état des lieux de sortie, et de les comparer.

La comparaison est mécanique : elle relève des écarts entre deux constats. Elle n'impute aucune responsabilité, ne qualifie aucune dégradation et ne conclut à aucune faute. Le verdict le plus défavorable que le service produit est « état moins bon qu'à l'entrée » ; toute qualification plus lourde relève de l'utilisateur, qui l'écrit lui-même.

Le service ne tient compte ni de la vétusté, ni de l'usage normal, ni de l'ancienneté du bail, sauf si l'utilisateur les renseigne.

Une préparation de restitution du dépôt de garantie est une estimation interne. Elle ne prélève, ne retient et ne rembourse rien, n'entre dans aucun registre financier et n'est jamais montrée au locataire. Elle ne constitue ni une créance, ni une mise en demeure, ni une décision opposable.

Toute retenue sur un dépôt de garantie suppose des justificatifs et le respect des règles applicables, que l'utilisateur vérifie.

Un état des lieux finalisé est figé : il ne se corrige pas. La seule suite prévue est une demande de complément, qui produit un document supplémentaire sans jamais retoucher le premier. Le délai pour la déposer est une règle produit, non validée juridiquement, et l'écran le dit.

Les modèles de bail proposés sont des gabarits. Les contrôles de cohérence effectués sur un projet de bail ne constituent pas un avis juridique et ne garantissent ni la conformité, ni la validité du document produit.

Un bail rendu est figé. Il ne se corrige pas : il se remplace par une version documentaire supplémentaire, les versions remplacées restant intactes.

Une annonce publiée porte son propre contenu, distinct de la fiche interne du bien. L'adresse exacte n'est pas publiée par défaut ; sa publication relève d'un choix explicite de l'utilisateur, qui en mesure les conséquences lorsque le logement est encore occupé.

Ce qui est publié est une version figée. Corriger une annonce déjà en ligne ne modifie pas ce qui a été vu tant qu'une nouvelle version n'est pas publiée.

Le contenu d'une annonce relève de l'utilisateur, y compris son exactitude et le respect des mentions obligatoires applicables aux annonces de location.

Le service ne classe, ne note et ne hiérarchise aucun candidat. Aucun score, aucun rang et aucun seuil automatique ne sont produits. Le rapport entre les revenus déclarés et le loyer est affiché avec sa formule et les lignes qui le composent, sans qu'aucun seuil ne lui soit appliqué.

Aucune décision relative à une candidature n'est prise par le service. La sélection d'un candidat est un acte humain, qui relève entièrement de l'utilisateur et de sa responsabilité, notamment au regard de l'interdiction des discriminations.

Un document déposé par un candidat est « relu » lorsqu'un utilisateur l'a ouvert. Le service ne l'authentifie pas et ne se prononce pas sur sa véracité.

L'utilisateur ne demande à un candidat que les pièces qu'il est autorisé à exiger.

Le service est fourni en l'état et accessible sans engagement de niveau de service à ce stade.

Des interruptions peuvent survenir pour maintenance, correction, évolution, ou du fait d'un prestataire d'hébergement, de messagerie ou de paiement dont le service dépend. L'éditeur s'efforce de les limiter et d'en réduire la durée.

Certaines fonctionnalités sont annoncées comme non disponibles et sont signalées comme telles dans l'interface.

Le logiciel, son interface, ses textes, ses gabarits de documents et ses éléments graphiques sont protégés et demeurent la propriété de l'éditeur ou de ses concédants.

L'utilisateur bénéficie d'un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible du service pendant la durée de son accès, dans les limites des présentes conditions.

Sont interdits la copie, la décompilation hors des cas prévus par la loi, la revente, la mise à disposition à un tiers et la reproduction de l'interface.

Les données et les documents déposés par l'utilisateur restent sa propriété. L'éditeur ne dispose que des droits strictement nécessaires à l'exécution du service, notamment pour héberger, afficher, sauvegarder et restituer ces contenus.

Le service s'appuie sur des prestataires tiers pour l'hébergement, la base de données et le stockage, l'envoi des messages, le paiement des abonnements et la protection contre les envois automatisés. Leur liste figure dans la politique de confidentialité.

Une défaillance de l'un de ces prestataires peut affecter tout ou partie du service.

L'éditeur peut suspendre l'accès d'un utilisateur ou d'une organisation en cas de manquement aux présentes conditions, d'usage abusif, de menace pour la sécurité du service ou de demande d'une autorité compétente.

Une suspension est motivée, datée et tracée. Elle est indépendante de l'état d'un abonnement.

Une suspension restreint l'usage du service. Elle n'entraîne par elle-même aucune suppression de données.

L'utilisateur peut cesser d'utiliser le service à tout moment et demander la suppression de son compte et des données de son organisation.

Les données de gestion peuvent être exportées dans des formats exploitables. La réversibilité est un objectif assumé du service : personne ne doit rester faute de pouvoir partir.

Les modalités d'export, de conservation et de suppression sont décrites dans la politique de confidentialité. Les conséquences de la fin d'un abonnement payant sont décrites dans les conditions générales de vente.

Le traitement des données personnelles est décrit dans la politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes conditions.

Les présentes conditions sont datées et versionnées. L'acceptation d'un utilisateur porte sur une version précise, enregistrée avec sa date.

Une nouvelle version est portée à la connaissance des utilisateurs, qui sont invités à l'accepter. La poursuite de l'usage du service après refus n'est pas présumée valoir acceptation.

À VALIDER AVANT OUVERTURE COMMERCIALE : le droit applicable et la juridiction compétente.

Toute difficulté peut être signalée à support@seyio-lab.example avant toute action contentieuse.

Conformément à la réglementation relative au règlement amiable des litiges de consommation, Seyio Lab a désigné le CM2C comme médiateur de la consommation pour les services concernés.

Lorsque le client a la qualité de consommateur et que la médiation de la consommation est applicable, après avoir adressé une réclamation écrite restée sans réponse satisfaisante, il peut recourir gratuitement à ce médiateur.

CM2C — Centre de la Médiation de la Consommation de Conciliateurs de Justice, 49 rue de Ponthieu, 75008 Paris, France. Site : https://www.cm2c.net/

Le numéro d'adhésion de l'éditeur auprès de ce médiateur sera indiqué ici lorsqu'il sera communiqué. Le médiateur peut être saisi par courrier et par son site sans ce numéro.

À VALIDER AVANT OUVERTURE COMMERCIALE : le périmètre exact de la médiation selon la qualité du client — un bailleur agissant par l'intermédiaire d'une société civile immobilière n'est pas nécessairement un consommateur —, ainsi que la mention relative à la plateforme européenne de règlement en ligne des litiges.